議事録の例

議事録は、先週のスタッフ会議で言われたことの単なるチートシートではありません。議事録は、会社の取締役会または政府機関の指導者の公式行動を表す正式な法的文書である場合があります。議事録は企業や政府の活動の公式記録であるため、それらを効果的に開発することにはメリットがあります。紙に手書きでメモを書く場合は、事前に印刷されたフォームがあると役立つ場合があります。そうすれば、適切な情報をどこに置くことができます。会議中に使用するラップトップまたは電子ノートブックを持参すると、コンピューターフォームを作成することもできます。

ヘッダー情報

議事録には、会議の日付と場所のヘッダーが含まれています。ヘッダーには、誰が出席し、誰が欠席したかが記録されます。通常、ヘッダーは、会議の議長および記録秘書を務めた人物を識別します。複数の場所で同時に発生する会議(たとえば、ビデオ会議など)は、通常、場所に基づいて出席を記録します。

例:

A-1会社の取締役会の議事録2017年5月4日本社ビルの執行委員会室ロバート・ジョンソン会長兼カイル・マクレガー、録音秘書現在:R。ジョンソン、M。ペレス、J。鳩山、F。マイケルズ、 S.ホーソーン、M。スミス、R。サンドボーン、V。クラーク

入門資料

議事録は通常、議長が会議を注文するために電話をかけた正確な時間から始まります。ほとんどの会議では、議題の最初の項目には、紹介、議長からの発言、および前の会議の議事録の承認が含まれます。議長の発言の間に提供された要点をキャプチャします。メンバーが前の会議の議事録に修正を提案した場合は、変更を正確に記録します。

例:

ジョンソン氏は午後2時46分に会議を注文するよう呼びかけました。非公式の紹介の後、ジョンソンは彼の猫が最近6匹の子猫を産んだと発表しました。ホーソーン氏の動議について、7月の会議の議事録は、パラグラフ15の「トラック」という言葉が打たれ、「セミトラクター」という言葉に置き換えられたことを除いて、全会一致で採択されました。

同意の議題

各会議の構造は異なりますが、特に政府グループの正式な会議は通常、「同意議題」で始まります。これは、投票を必要としない一連のレポートとステートメントにすぎません。同意の議題には、通信、委員会からの報告、その他の情報のみの資料が含まれることがよくあります。

同意アジェンダ中に議論された各項目の主要なポイントを記録し、会話の主題とオープンディスカッション中にメンバーによって提供された主要なコメントを特定します。

例:

スミス夫人は、11月4日付けのXYZ Manufacturing Companyからの手紙を記録に読みました。この手紙は、注目を集める製品の配達を促進する輸送部門の専門性を称賛しました。ペレス氏は、運輸部門を代表して、XYZが詳細なルート指示を提供するという素晴らしい仕事をしたと述べました。

ビジネスアジェンダ

ビジネスアジェンダは、アクションがどこにあるかです-メンバーがさまざまなアクションアイテムについて討論し、投票する会議の一部です。正式な議事録の場合、秘書は、投票された実際の動議と、質問に賛成または反対した人を含む実際の投票集計を転記する必要があります。通常、秘書は、話をした各メンバーによってなされた主要なポイントを含む、討論の要約もキャプチャします。

技術的には、「棄権」への投票などはありません。棄権とは、まったく投票しないことを意味します。問題に賛成でも反対でもないことを記録したい人は、代わりに「現在」に投票する必要があります。

例:

Johnsonは、ABCWidgetsからの請求書について21,434.87ドルでディスカッションを開始しました。鳩山氏は、請求書は先週財務委員会によって承認されたと述べた。Michaels氏は、ABCウィジェットで進行中の作業をサポートしていると述べました。鳩山は、ABC Widgets、Inc。からの請求書を21,434.87ドルで承認するために移動しました。サンドボーンさんが出向しました。動議は4-2で行われ、鳩山、サンドボーン、マイケルズ、スミスが賛成し、ペレスとクラークは反対した。

結論資料

ほとんどの分は通常、会議が延期された時間で終了します。議事録は、議長と記録秘書によって署名されますが、秘書がグループの投票メンバーである場合は、秘書の署名だけで十分なことがよくあります。

例:

ジョンソンは午後7時14分に会議を延期しました。次の会議は8月5日午後3時に理事会室で予定されています。

署名、ロバート・ジョンソン、カイル・マクレガー会長、録音秘書