社会保障番号を確認する方法

賃金を支払う場合でも、新しい従業員を雇う場合でも、社会保障番号のチェックを行うことをお勧めします。雇用主は、連邦W-2フォームに各従業員の名前と社会保障番号(SSN)を入力することが法的に義務付けられています。この一意の識別子は、潜在的な採用者に関する情報を明らかにし、より徹底的な犯罪歴調査を実施するのに役立ちます。以下の手順に従って、社会保障番号の検索を実行し、情報に基づいた採用決定を行います。

ヒント

社会保障局は、ユーザーが現在または元の従業員のSSNを確認できる無料のオンラインツールを提供しています。潜在的な新入社員、顧客、またはサプライヤーの社会保障番号チェックを実施する場合は、Occuscreenまたはその他のプライベートサービスの使用を検討してください。

SSAに確認してください

雇用主として、各従業員を乗船させる前に、各従業員の名前とSSNを再確認するのはあなたの責任です。まず第一に、あなたはあなたの新入社員が米国市民または永住者であることを確認したいと思います。第二に、彼らの身元を確認することが重要です。たとえば、犯罪者は、乳幼児、子供、または死亡した個人に属するSSNを提供する場合があります。これらの番号は、誰にも気付かれることなく何年も使用できます。

W-2フォームを作成および提出する際には、社会保障番号の確認も必要です。州によっては、雇用主はW-2でこの番号を誤って報告した場合に多額の罰金を支払うことになります。たとえば、テキサスを拠点とする企業は、誤ったSSNごとに50ドルの料金を支払う必要がある、とテキサス労働委員会は警告しています。大規模な組織では、ペナルティが大きくなる可能性があります。

従業員のSSNを確認する1つの方法は、社会保障局(SSA)に登録し、無料のオンラインサービスであるSSNVSにサインアップすることです。SSNVSを使用すると、ユーザーは一度に1〜10個の名前とSSNを確認できます。このオプションを選択すると、すぐに結果が表示されます。

一度に多数の人を雇う雇用者、および給与データベース全体をチェックしようとしている雇用者は、最大250,000の名前とSSNを確認できます。従業員の名前をファイルにリストして、システムにアップロードするだけです。結果は1営業日以内に準備が整います。

このサービスでは、現在または以前の労働者のみを確認できます。SSNVSを使用して潜在的な新入社員の社会保障番号を確認することは法律で禁止されています。このオンラインツールは、公式の雇用者と従業員の関係が存在する場合にのみ使用する必要があります。

社会保障番号検索サービス

SSNVSは、従業員の身元、クレジットスコア、およびその他の個人情報を確認するために使用することを意図したものではありません。その主な目的は、雇用主がW-2フォームを正しく提出できるようにすることです。新規採用者を確認したり、顧客を追跡したりする場合は、有料ツールの使用を検討してください。

たとえば、ExperianのSocial Security Searchを使用すると、詐欺の検出とSSNに基づく顧客の特定が容易になります。このオンラインツールは、ExperianのFile Oneデータベースからデータを取得し、クライアントに関連付けられた最新の識別情報を提供します。

もう1つのオプションは、Occuscreenが提供するサービスである社会保障番号トレースを使用することです。このツールを使用すると、ユーザーはSSNの有効性を確認し、いつどこで発行されたかを確認できます。また、その番号に関連付けられているすべての名前と以前のアドレスも提供します。結果は24時間以内に入手できます。このサービスを使用すると、雇用主は潜在的な新入社員を確認し、彼らから受け取った情報の正確さを判断できます。

同様の社会保障番号検索サービスはBackgroundDirectです。ユーザーは、SSN検証と、国家犯罪記録、テロリスト監視リスト、その他のデータベースへのアクセスを含む3つの異なる計画から選択できます。プレミアムプランでは、潜在的な新入社員と現在の従業員の学歴と専門的背景を確認することもできます。