スプレッドシートの長所と短所

ビジネスでは、戦略的計画が不可欠であり、重要な決定を下すために有効な情報が必要です。データを入力、追跡、分析、保存するための適切なツールを選択することは、ビジネスオーナーとマネージャーが自社のビジネスに最適な選択をするのに役立ちます。ソフトウェア生産性スイート内のコンポーネントの1つは、スプレッドシートです。スプレッドシートは、会計士やデータの収集と追跡を好む人の間で人気がありますが、いくつかの制限があり、すべてのオフィスアプリケーションに最適な選択肢とは限りません。

利点:データの整理

スプレッドシートは、データを収集および整理するためのツールとしてよく使用されます。これは、最も簡単な使用法の1つです。情報は、きちんとした列と行に簡単に配置して、情報の種類で並べ替えることができます。データの大規模なコレクションを生の状態で表示するには圧倒される可能性がありますが、プログラム内のツールを使用すると、データを分析して円グラフや表にプラグインして簡単に表示および解釈できるプレゼンテーションを作成できます。

短所:ユーザーバイアス

ただし、欠点は、ユーザーが分析のために選択した情報のみがこれらのプレゼンテーションに含まれるため、意思決定に影響を与える可能性のある他の関連情報が意図せずに除外される可能性があることです。データのレポートをよりユーザーフレンドリーで包括的にするために、企業はスプレッドシートだけに依存するのではなく、TableauやQlikなどのレポートツールを使用することを選択しています。

利点:計算を合理化します

繰り返し計算を行うためにすべての時間を仕事に費やすのが好きな人は誰もいません。スプレッドシートの大きな魅力は、プログラムがユーザーのためにすべての計算を行うことです。数式が記述され、プログラムにsetコマンドが含まれると、入力された関連データに対して複雑な計算を簡単に計算できます。これにより、ユーザーは「もしも」タイプの質問をすることができ、計算をやり直すことなく、必要な答えを簡単に得ることができます。

たとえば、スプレッドシートが粗利益を計算するように設定されている場合、ユニットあたりのコスト、送料、販売割引などの変数が変更されると、ソフトウェアは新しい情報に基づいて新しい粗利益を自動的に再計算します。

短所:構文の学習にはスキルが必要です

多くのユーザーにとって難しい部分は、計算を数式としてスプレッドシートに入力する必要があることです。これには、実行する計算のタイプごとに正しい構文を学習する必要があります。これらの数式を使用するために必要なスキルを学ぶために多くのクラスが利用可能ですが、多くのユーザーはまだそれらが難しいと感じています。構文が正しくない場合、プログラムは計算の実行時に正しい情報を返しません。さらに、ユーザーが間違ったデータを入力すると、スプレッドシートの1つのセルだけでも、関連するすべての計算とセルが影響を受け、誤ったデータが含まれます。

利点:複数のユーザーアクセス

今日の共同作業環境では、オフィス内の複数のユーザーが同じドキュメントにアクセスする必要があることがよくあります。Microsoft Excelを使用している場合、スプレッドシートを共有できますが、一度にデータを変更できるのは1人のユーザーのみです。ローカルコピーが作成および更新されると、他のユーザーは新しいデータにアクセスできなくなります。Googleスプレッドシートは、ファイル共有のソリューションを提供し、複数のユーザーが1つのフォームにアクセスして更新できるようにします。

どちらの場合も、ファイル履歴がないことに注意してください。したがって、誰がいつでも変更を加えても、変更が加えられると、以前の情報履歴は失われます。

短所:セキュリティの欠如

スプレッドシートのもう1つの欠点は、ファイルのセキュリティが不足していることです。通常、スプレッドシートはそれほど安全ではないため、データの破損や情報の管理ミスのリスクが高くなります。機密性の高い財務情報を含むファイルは、パスワードで保護されていても、ハッカーから安全ではない可能性があります。

したがって、他のタイプのデータ収集ソフトウェアがより適切なオプションである可能性があります。Access、Oracle、またはその他の形式のリレーショナルデータベースには、データの整合性を保護し、情報の再編成を防ぐセーフガードが組み込まれています。たとえば、スプレッドシートでは、ユーザーが情報の列を並べ替えて、姓名などの関連情報が誤って同期しなくなる可能性があります。対照的に、データベースはレコードのすべての部分を統一しておくため、データの整合性が向上します。