Outlookでフォルダをアーカイブして空き容量を増やす方法

メールボックスに十分な空き容量がない場合、Outlookメールボックスがいっぱいになっていると、重要な通信を見逃してしまう可能性があります。ほとんどの電子メールサービスは十分なストレージスペースを提供しますが、フォルダーをアーカイブしてメールボックスの追加スペースを解放することをお勧めします。Microsoft Outlookを使用すると、3か月以上経過したアイテムなど、条件に一致するフォルダーアイテムを自動的にアーカイブできます。Outlookの自動アーカイブ機能を使用して、特定のフォルダーを自動的にアーカイブするように構成することもできます。

フォルダの自動アーカイブ

Outlookのフォルダーを構成して、特定の経過時間の電子メールを自動的にアーカイブすることができます。

  1. アーカイブするフォルダを選択してください

  2. アーカイブするOutlookでフォルダを開きます。たとえば、ナビゲーションペインで[メール]をクリックしてから、[受信トレイ]をクリックします。

  3. Outlookの自動アーカイブ設定を開きます

  4. [フォルダ]タブをクリックし、[フォルダ]リボンの[プロパティ]グループにある[自動アーカイブ設定]ボタンをクリックして、フォルダの自動アーカイブプロパティを開きます。

  5. アーカイブする頻度を選択します

  6. [これらの設定を使用してこのフォルダをアーカイブする]の横にあるラジオボタンをクリックし、フォルダをアーカイブする頻度を選択します。たとえば、[より古いアイテムをクリーンアウトする]の横のセレクターに「3か月」と入力します。

  7. データのアーカイブ方法を選択する

  8. アーカイブされたアイテムの処理方法のオプションの横にあるラジオボタンをクリックします。アーカイブを保存したい別の場所がない限り、「古いアイテムをデフォルトのアーカイブフォルダに移動する」を選択することをお勧めします。

  9. 設定を保存する

  10. 「OK」ボタンをクリックして、フォルダのプロパティへの変更を保存し、アーカイブを有効にします。フォルダのサイズによっては、アーカイブプロセスが完了するまでに数分かかる場合があります。

手動でスペースを解放する

場合によっては、Outlookにオンデマンドでフォルダーをアーカイブさせたいことがあります。これは、手動アーカイブ機能を使用して行うことができます。

  1. ファイルメニューを開く

  2. Outlookの[ファイル]メニューをクリックします。

  3. クリーンアップツールメニューを使用する

  4. [情報]サブメニューの[メールボックスのクリーンアップ]の横にある[クリーンアップツール]ドロップダウンボタンをクリックし、[アーカイブ...]をクリックします。

  5. アーカイブするフォルダを選択してください

  6. アーカイブするフォルダの名前をクリックします。たとえば、メールアカウントのフォルダの下にある[受信トレイ]をクリックします。

  7. アーカイブするメールを選択してください

  8. 「より古いアイテムをアーカイブする」の横のフィールドに日付を入力するか、矢印をクリックして日付を選択し、入力より前の日付のアイテムをアーカイブします。たとえば、2018年より前に作成されたフォルダアイテムをアーカイブするには、「1/1/18」と入力します。

  9. データを保存する場所を決定する

  10. アーカイブのカスタムの場所を選択する場合は、[参照]ボタンをクリックします。アーカイブファイルの場所は変更しないことをお勧めします。「OK」ボタンをクリックして、アーカイブプロセスを開始します。

データの損失を回避する

既定では、アーカイブ済みアイテムはマイドキュメントの[Outlookファイル]フォルダーに保存されます。

一部のMicrosoftExchangeサーバーは、組織のメール保持ポリシーに従ってアイテムをアーカイブする機能を制限または無効にする場合があります。データを失ったり、電子メールを手元に置いておく期間に関する規則に意図せず違反したりするリスクを冒す前に、会社のポリシーと制限を理解してください。アーカイブデータの保存期間の詳細については、IT部門に問い合わせてください。

アーカイブしたアイテムは、メールサーバーから完全に削除される場合があります。アーカイブされたアイテムへのアクセスが失われないように、Outlookファイルフォルダーのバックアップを作成することをお勧めします。繰り返しになりますが、職場でOutlookを使用している場合は、組織のポリシーに準拠していることを確認してください。

データをアーカイブせずに十分なスペースがある場合は、Outlookのアーカイブ機能を使用する必要がない場合があります。代わりに、メールをフォルダに整理するか、必要なものを簡単に見つけられるように保存することをお勧めします。