従業員の給与明細の作成方法

給与明細書、または給与明細書を使用すると、従業員は簡単に収入を追跡し、ローン、住宅ローン、またはクレジットカードを申請できます。中小企業の経営者は、無料の給与明細プログラムを使用して、スタッフの給与明細を作成できます。ほとんどの会計ソフトウェアプログラムもこのオプションを提供しています。始める前に、給与明細に何が含まれているのかを確認してください。

ヒント

中小企業の所有者は、給与明細ジェネレータを使用するか、無料の給与明細テンプレートをダウンロードして、ニーズに応じてカスタマイズできます。XeroやSageなどの経理および給与計算ソフトウェアプログラムには、オンラインで給与計算を作成するためのツールが組み込まれています。

給与明細とは何ですか?

給与明細には、個人の控除、税金、従業員の拠出金、およびその他の関連する詳細とともに、設定された期間に獲得した賃金が表示されます。これらの記録は、労働者に賃金の計算方法を知らせます。通常、給与明細は給与明細に添付されるか、デジタル形式で発行されます。直接預金でスタッフに支払う場合は、電子給与明細を提供できます。

米国労働省によると、公正労働基準法は雇用主に給与明細の発行を義務付けていませんが、それでも従業員の賃金と労働時間の記録を保持する必要があります。これらの文書は、あなたの労働者が請負業者ではなく従業員として分類されていること、そしてあなたが給与税を支払っていることを確認しています、とPolicy MattersOhioは述べています。お住まいの州の規制に応じて、給与明細をデジタル形式または紙形式で発行し、給料日に従業員に送ることができます。次の情報を必ず含めてください。

  • 会社名と住所
  • 従業員の名前、住所、社会保障番号
  • 粗利益と純利益
  • 労働時間と賃金期間の時給
  • 支払い期間の開始日と終了日
  • 健康保険およびその他の控除
  • 従業員の貢献
  • 源泉徴収税
  • 返済、残業またはボーナス(該当する場合)
  • 未払いの病気休暇(一部の州で必要)

たとえば、カリフォルニアを拠点とする雇用主は、人事管理協会によると、紙の形式で給与明細を提供し、すべての控除額をインクで記録する必要があります。アラバマ州、アーカンソー州、フロリダ州、ルイジアナ州などの一部の州では、雇用主が給与明細を提出する必要がない、とInterfaith WorkerJusticeは報告しています。

オンラインで給与明細を作成する

雇用主として、総賃金と純賃金の違いを理解できるように、スタッフに賃金票を提供することが最善の利益になります。また、家やアパートを借りたり、ローンを申請したり、住宅ローンを借りたりするために、これらの書類が必要になる場合があります。さらに、従業員は給与明細を使用して、セーフティネットプログラムの資格があるかどうかを確認できます。簡単に言えば、賃金票は収入の証拠として機能します。

給与明細を作成するには、いくつかの方法があります。たとえば、LegalFormsまたはStubCreatorにアクセスして、無料の給与スタブテンプレートをダウンロードできます。記入して、デジタル形式または紙形式でスタッフに送信してください。カリフォルニア労働委員会および他の州のウェブサイトも無料の給与明細テンプレートを提供しています。テンプレートがPDF形式で利用できる場合は、Adobe Acrobat DCまたは別のPDFエディターを使用して、必要に応じてテンプレートをカスタマイズできます。

別のオプションは、無料の給与スタブジェネレーターを使用することです。たとえば、Shopifyはこの機能を提供し、ユーザーアカウントを必要としません。フォームに記入すれば、準備は完了です。FormProsは、生成された給与明細ごとに少額の料金を請求しますが、Shopifyやその他の無料ツールよりも多くの機能を備えています。このプログラムは、州の法律に基づいて、粗利益と純利益、控除額、税金、および拠出金を自動的に計算できます。

ほとんどの会計および給与計算プログラムには、給与明細ジェネレーターが組み込まれています。Sage、Patriot Software、またはXeroを購読している場合、このオプションに追加料金を支払う必要はありません。さらに、無料の給与設定、在庫管理ツール、直接預金支払い処理、その他の便利な機能を利用できます。