文書化手順はどのように優れた内部統制に貢献しますか?

企業は、リスクを制限するために内部統制を導入しています。考えられるリスクには、損失、契約のパフォーマンスの低下、品質の低下、規制への違反などがあります。文書化手順では、会社が制御システムを実装し、タスクとアクションの責任を割り当てるために必要な文書について詳しく説明します。中小企業は通常、各従業員がいくつかの職務を遂行し、責任がより明確であるため、大規模な業務よりも少ない文書化または管理を必要とします。最小限の効率的な管理をもたらす効果的な文書化手順は、中小企業に競争上の優位性を与えることができます。

組織

効果的な内部統制の基礎は、職務記述書を含む組織図です。文書化手順では、職務記述書に会社の各ポジションのタスクと責任を明確に詳述するように指定する必要があります。文書化手順は、組織図の準備と更新、および会社が図をどのように使用するかについての責任を割り当てます。通常、従業員は、雇用を開始するときに、自分の役職と職務内容の詳細が記載されたコピーを受け取ります。

ポリシーと手順

文書化手順では通常、従業員マニュアルに関連するすべてのポリシーと手順の文書が含まれている必要があると指定されています。マニュアルに含める必要のある内容、ポリシーと手順の作成と更新の責任者、および会社がそれらを従業員に伝達する方法について詳しく説明します。文書化手順では通常、従業員が作業を開始するときにマニュアルのコピーを受け取り、受け取ったことに署名し、ポリシーと手順に従うことに同意することを指定します。発生すると更新を受け取ります。

承認と承認

文書化された組織図と従業員マニュアルは内部統制の基礎を形成しますが、それらには実際の統制手段が含まれている必要があります。文書化手順はそのような措置を詳述します。それらは、決定を下すことができ、支出を承認することができる従業員をリストする文書を説明します。このような各ドキュメントでは、従業員が承認または承認できる内容、承認または承認の形式、および制限を正確に指定する必要があります。典型的な例は、特定の従業員が、対応する求人を初期化することにより、最大10,000ドルの購入を承認することを許可されている場合です。

サポートドキュメント

強力な内部統制システムは、意思決定の基礎を詳述するためのサポート文書に依存しています。文書化手順では、サポート文書化が必要な決定を指定し、その性質を詳しく説明します。たとえば、発注書の承認には購買依頼が必要な場合があります。文書化手順では、従業員が発注書の承認を要求する前に求人を準備する必要があることを指定し、求人に含める必要のある情報を詳しく説明します。

報告

内部統制の重要な要素は、重要な企業情報の報告です。文書化手順は、そのようなレポートに含める必要のある情報、準備の責任者、およびレポートの受信者を指定することにより、内部統制を強化します。一部のレポートには機密情報が含まれており、文書化手順では、機密性の高いレポートを指定し、対応するセキュリティ対策を詳しく説明する必要があります。

和解

中小企業でも、文書化手順により、独立したソースを持つさまざまな文書が作成されます。それらの正確さを検証する効果的な方法は、異なる著者からの比較可能なデータ間の調整を確立することです。文書化手順では、どの調整を実行する必要があるか、および誰がそれを実行する責任があるかを指定する必要があります。不一致に対処する方法を詳しく説明し、違いを解決する責任を割り当てる必要があります。