通常、Excelスプレッドシートを誰かと共有すると、その人はスプレッドシートを自由に編集できます。場合によっては、データを含むスプレッドシートを誰かに送信したいが、その人が誤ってまたは意図的に編集しないようにして、数値が正確に保たれるようにしたい場合もあります。これを行うには、スプレッドシートをExcelで読み取り専用にするか、ExcelからPDFファイルやWebサイトなどの別の形式に変換します。同様のオプションは、MicrosoftWordを含む他の一般的なオフィスソフトウェアでも利用できます。
Excelおよび読み取り専用スプレッドシート
他の人のためにExcelに読み取り専用形式のスプレッドシートを作成させて、他のユーザーがそのコンテンツを読み取っても編集できないようにしたり、他のコンテンツ制限を適用したりできます。
これを行うには、リボンメニューの[ファイル]タブをクリックしてから、[情報]をクリックします。次に、[ドキュメントの保護]をクリックして、表示されるオプションの1つを選択します。 [常に読み取り専用で開く]をクリックすると、ドキュメントが常に開かれ、他のユーザーが変更できないようになります。 [アクセスの制限]をクリックすると、他のオプションを選択して、ユーザーがファイルを編集または印刷できるかどうかを制御できます。
必要なオプションを選択したら、[はい、保護の適用を開始します]をクリックし、編集や、特定のWindowsユーザーまたはMicrosoftアカウントへの印刷などの他のオプションを制限するかどうか、またはパスワードを要求するかどうかを選択します。ファイルを編集します。スプレッドシートから別のスプレッドシートまたはファイルにデータをコピーし、必要に応じてそこで編集できる場合があることに注意してください。
ブックまたはワークシートを保護する
Excelの保護ブックまたは_プロテクトワークシートfeature_sを使用して、スプレッドシートまたはスプレッドシートの一部のみに対してより詳細なコントロールを設定します。ワークブックはExcelスプレッドシートファイルの別名ですが、ワークシートはファイル内のスプレッドシートデータの個々のタブです。
これらの機能を使用するには、リボンメニューの[ファイル]タブをクリックし、[情報]と[ブックの保護]をクリックします。現在開いているワークシートタブでの編集を制限するには[現在のシートを保護]をクリックし、ファイル全体に適用される設定については[ワークブック構造を保護]をクリックします。通常、このファイルを変更するには、入力する必要のあるパスワードを設定する必要があります。パスワードを記憶するか、安全なパスワードマネージャープログラムなどの安全な場所に保管してください。
Wordの読み取り専用を使用する 特徴
MicrosoftWordおよびMicrosoftOfficeの他の部分には、ファイルを読み取り専用またはその他の方法で制限するための同様のツールがあります。
Excelと同様に、リボンメニューの[ファイル]タブをクリックします。[情報]をクリックし、[ドキュメントの保護]をクリックして、Wordドキュメントを編集できるユーザーを制限します。オプションはExcelに似ており、許可されている編集と許可されていない特定の種類の編集を指定できる「編集の制限」機能もあります。ドキュメントで使用できるフォーマットスタイルを制限することもできます。
必要な制限の選択が完了したら、[はい、保護の適用を開始します]をクリックして、ドキュメントを配布します。
PDFファイルへの変換
スプレッドシート、Word文書、またはその他のファイルを保護するもう1つの方法は、PDFファイルとして出力することです。
Adobe Readerや最新のWebブラウザのほとんどを含む多くのプログラムはPDFを開くことができますが、プログラムはPDFを編集できません。PDF編集ソフトウェアは一般に利用可能ですが、スプレッドシートやWord文書をスクロールしているときに誤って変更を加えるよりも、誰かが誤ってPDFを編集する可能性は低くなります。
PDFを生成するには、WindowsまたはMacOSコンピューターで印刷ダイアログを使用します。出力をPDFとして保存し、電子メールまたは別のメッセージングツールで配布できます。
この目的でPDFを使用することの欠点は、誰かがデータを新しいスプレッドシートファイルにコピーしたり、プログラムにデータを自動的に処理させて計算を実行させたりする場合、データの選択と操作がより困難になる可能性があることです。
