コンピュータ会計の長所と短所

コンピュータ化された会計ソフトウェアプログラムは、何年にもわたって多くの進歩を遂げてきました。これらのプログラムは、経費の追跡、税金の準備、収益の伸びの確認に関して、事業主の生活を楽にすることを宣伝しています。会計ソフトウェアプログラムが一般的になり、すべての会計をコンピュータに依存することには長所と短所の両方があります。

利点:シンプルさ

ほとんどの事業主は、会計士や簿記係ではなく、ほとんどの会計業務を行うのは難しいと感じています。これは、会計ソフトウェアプログラムが事業主に利点を与えるところです。多種多様な会計ソフトウェアプログラムが消費者に優しいです。ビジネスオーナーは、インストール、学習、使用が簡単なプログラムを探すために買い物をすることができます。多くのプログラムは、各セクションに入力する必要のあるデータのタイプのプロンプトを提供します。銀行口座、借金、ベンダーでシステムが確立されると、事業主は情報が入ってくるときに情報を更新するだけで済みます。

利点:信頼性

主要なソフトウェアプログラムのほとんどは、プログラムの使用を簡単にします。計算は正確で信頼できるので、事業主はいつでも利用可能な資金を正確に決定できます。

利点:費用対効果

社内の簿記係を雇ったり、簿記係や会計事務所に仕事をアウトソーシングしたりすると、費用がかかる可能性があります。ソフトウェアプログラムには初期費用がかかり、アカウントを設定してプログラムの使用について事業主を指導するために簿記係と契約する必要があるかもしれませんが、すぐに費用対効果が高くなります。所有者は、ソフトウェアの購入とセットアップ以外の費用を支払う必要はありません。ほとんどのプログラムは何年もの間オペレーティングシステムで動作し、たまに安価なアップグレードを必要とします。

利点:コラボレーションする能力

多くのソフトウェアプログラムでは、ビジネスオーナーが外部の簿記係または会計士にデータへのアクセスを許可する権限を設定できます。ビジネスオーナーは、マウスをクリックするだけで、銀行やクレジットアカウントと情報を同期し、データをインポートできます。これにより、ビジネスオーナーはアカウントをすばやく調整し、主要なアドバイザーによるレビューが必要な正しい情報をインポートできます。

ビジネスオーナーは、ビジネスに最適なオプションを確認する必要があります。問題が発生した場合に正確な記録を維持するために、クラウドまたは別のハードドライブのいずれかでバックアップを検討してください。

短所:潜在的な詐欺

コンピュータへの依存は、より大きな問題につながることがあります。より多くのソフトウェアデータがクラウドに格納されるため、ハッカーがビジネスの財務データを取得して使用する機会が増えます。これは資産を危険にさらし、ハッカーが雇用者の納税者番号を使用してクレジットカードやビジネスローンを開く場合に潜在的な責任を生み出します。また、企業内の誰かが情報にアクセスするリスクもあります。おそらく、毎日の預金からお金を盗み出し、プログラムのデータを変更する可能性があります。事業主は、財務情報を熱心に保護する必要があります。

短所:技術的な問題

コンピュータを扱うとき、問題が発生する可能性があります。会計士の年末データを完成させており、停電が発生している可能性があります。コンピュータがウイルスに感染して失敗する可能性があります。また、ユーザーが慣れていないソフトウェアタスクを誤って実行する可能性もあります。ユーザーが1つのことを行おうとしたが、うっかりして別のことをした場合、エラーを元に戻すのに多少の作業が必要になることがあります。

短所:誤った情報

簿記の記録は、システムに入力されたデータと同じくらい良いものです。アカウントカテゴリを適切に設定するのに時間がかからない事業主は、データを入力して、正確でないレポートを生成する可能性があります。

ビジネスオーナーは、適切な計画とソフトウェア統合により、コンピュータ化された会計に関連する不利な点と潜在的な問題を軽減するために多くのことを行うことができます。問題が発生したときにバックトラックを試みるよりも、時間をかけて正しく確立する方が簡単で安価です。