ビジネスの部門に封筒を送付する方法

USPS.com PostalExplorerによると、米国郵政公社(USPS)を通過するすべての郵便物のほぼ4分の1に住所の誤りがあり、配達が困難になり、遅延が発生し、郵便局の時間と費用がかかる可能性があります。オンラインツール。レターライターは、ビジネス部門が書かれるべきUSPSアテンションラインを含むアドレスラインの正しい順序を誤解することがよくあります。ヒント:封筒の左下隅にはありません。

住所を適切な位置に配置する

封筒の左上隅に、返信先住所(名前、会社名、住所または私書箱)、市区町村、州、郵便番号を記入します。次に、エンベロープの中点を見つけて、1スペース右に移動します。これは、受信者のアドレスの最初の行が入る場所です。必ず封筒の長辺と平行にアドレスを書いてください。アドレスの最初の行は、名前または注意行と呼ばれます。特定の人ではなく特定の部門に送信する場合は、その部門を最初の行に配置します。 「Attention」またはその略語「ATTN」と書くことができますが、必須ではありません。

USPSの自動メール読み取り機は、都市、州、郵便番号から始めて、住所を下から上に読み取ります。次に、マシンは住所または私書箱番号を検索し、次に会社名を検索し、最後に、個人か部門かを問わず、最終的な受信者を検索します。郵便局員が郵便物を仕分けしていたときは、左下に「ATTN:M。Murdock」と書いても大した問題ではありませんでしたが、今日そうすると機械が混乱したり、外に出て見えなくなったりします。それらのスキャン領域の。

自動化されたマシンで簡単に読み取れる適切な標準アドレスの例は次のとおりです。

  1. 名前または部門:マーケティング部門
  2. 事業名:HOMETOWN CONFECTIONS INC
  3. 住所:6300 PARKS ST
  4. 市、州、郵便番号:FREDERICK MD 21702

人、部門、またはその両方への書き込み

人に宛てたい場合は、部門の代わりにそうし、知っている場合はその人の肩書きを追加します。例:MS ANNA DREW MARKETINGDIRECTOR。1行に収まらない場合は、タイトルを2行目に移動します。この場合、マーケティング部門の追加は冗長になるため、省略してください。その人の役職がわからない場合、会社が十分に大きく、部門に名前を付けないと手紙が受取人に届かないと思われる場合は、1行目にMS ANNA DREW、2行目にマーケティング部門を書くことができます。

すべて大文字を使用し、句読点を削除します

USPS自動化マシンは、すべて大文字を使用し、句読点をまったく使用しない場合、高速かつ簡単に読み取ることができます。ほとんどの人と同じように、あなたはおそらく住所を「都市、州、(2つのスペース)、次に郵便番号」と書くように訓練されていました。ただし、正確な機械読み取りの正しい方法は、「都市(1スペース、カンマなし)州(2スペース)の郵便番号」です。辞書に示されているように、USPSが各州に指定する2文字の略語を使用します。これらは、新聞記事や正式な執筆で現在も使用されている従来の州の略語とは異なることに注意してください。例えば:

  • PaではなくPAと書く。
  • RIではなくRIを書く
  • N.DakではなくNDを記述します。

正確な配達のための追加の規則に従う

USPS.com PostalExplorerは、メールが目的の場所に確実に届くようにするための追加のガイドラインを提供します。

  • アドレスのすべての行を左揃えにします。
  • シンプルなフォントと少なくとも10ポイントのタイプを使用してください。
  • N、SE、Wなどの方向を必ず含めてください。同じ住所が通りの北端と南端の両方にある可能性があります。

  • 封筒の窓やラベルに住所が正しく表示されていることを確認してください。
  • 白またはその他の明るい色の紙に黒インクを使用します。暗い紙に白のような逆印刷を使用しないでください。
  • すべてが1行に収まらない場合は、番地の上の行にスイート番号またはアパート番号を入力します。