税務上の事務用品と経費の違い

起業費用、諸経費、賃金、またはメモ帳のように単純な事務用品に費やされるかどうかにかかわらず、事業の開始と運営にはお金がかかります。考慮すべき事務費のカテゴリーには、一般事務費、事務用品、家具などの大型事務機器の3種類があります。企業が控除を受けるために事業税を準備するときは、すべてが適切に処理される必要があります。

一般事務経費対消耗品

一般事務費は事務に関連しています。一般的なオフィスの費用リストには、デスクトップとラップトップのコンピューターとタブレット、オフィスの電話システムと従業員の携帯電話、会計ソフトウェア、Webサイトサービス、インターネット料金が含まれる場合があります。その他の運営費には、清掃サービスと光熱費が含まれる場合があります。

事務用品は、補充または交換が必要な短期間のアイテムです。インラインアカウンティングでは、業種に応じて、プリンターのインク、トナー、コーヒー、ステープル、ペン、水、文房具(紙の請求書を含む)が含まれるとアドバイスしています。オフィス家具など、コストのかかる大型商品は事務機器とみなされます。

事業費と設備投資

設備投資は、主要な物的資産を取得、維持、改善するために企業が使用する金銭です。これらの支出は、企業が大規模な投資を行ったり、事業を拡大したり、大規模なプロジェクトを開始したりするときに発生します。これらには、新しい倉庫の建設、新しい屋根の設置、またはトラックのフリートの購入が含まれる可能性があります。

これらは事業費とは別のカテゴリーです。設備投資は長期的なビジネスニーズのためのものですが、ビジネス費用はより短期的なものです。設備投資は、事務用品や経費と同じように完全に控除することはできません。

一般的なIRS事業費規制

フレッシュブックスは、事業が営利目的で運営されている場合、事務用品などの事業費を確定申告から差し引くことができると説明しています。一般的に、事業費は「通常と必要の両方」でなければなりません。言い換えれば、彼らはそのタイプのビジネスを運営するための予想されるコストであり、日常的および長期的な運営に必要である必要があります。

事業費は、資本的支出、売上原価の決定に使用される費用、および個人的な費用から分離する必要があります。一般に、事業費が「通常かつ必要な」基準を満たし、資本的費用ではない場合は、事業費の合計額を差し引くことができます。

IRSには、在宅ビジネス向けにさまざまなルールがあります。これらの事業主は、事業専用の品目とそうでない品目を区別する必要があります。子供の学業に使用されるラップトップコンピュータは、事業費として分類することはできません。ただし、業務で使用する場合は、一部の費用を差し引くことができる場合があります。

事業費リストの内容

家にいない事業​​は、さまざまな事業費を差し引くことができる場合があります。大企業は、小規模企業よりも適格控除が多い場合があります。大企業の事業費リストには、家賃、保険、機器のレンタル、銀行手数料、給与処理手数料、従業員の医療および福利厚生プログラム、法定費用が含まれる場合があります。

中小企業もこれらの費用の多くを差し引くことができるかもしれません。営業担当者を雇用している企業は、社用車、旅行、宿泊、トレーニングの費用を差し引くことができる場合があります。Agerasによると、メンテナンス、修理、ユニフォームに関連する追加費用も差し引かれる可能性があります。

在宅ビジネスの対象となるオフィス経費のリストは少し異なります。家の中には、事業を営むためだけに使われる場所がなければなりません。この事業費リストには、住宅の固定資産税と住宅ローンの利息の一部、会社専用の個別の電話回線、保険、セキュリティシステム、住宅のメンテナンス、維持と修理が含まれる場合があります。

スモールオフィスの経費控除

事務経費控除を請求するには、企業は項目別の領収書を保管する必要があります。事業者が納税申告書を提出するとき、それは利益から事務用品を差し引きます。したがって、100,000ドルの利益を上げ、事務用品に15,000ドルを費やす会社は、他の控除がない限り、税務上85,000ドルの利益があります。

一般管理費は通常、支払われたのと同じ年に控除されます。新規事業の開始に直接関連する費用には例外があります。これらは5年間で資産化する必要があります。

接待費や顧客への贈り物などを控除する方法には規則があります。たとえば、事業主はクライアントの食事の50%を差し引くことができますが、これは1人に制限されています。グループでの食事やパーティーはカウントされません。クライアントギフトの場合、25%の控除が許可されます。

ホームオフィスの経費控除

物理的なホームオフィスのスペースは、簡略化または標準の2つの方法のいずれかで差し引くことができます。IRSは、簡略化された方法の控除を「最大300平方フィートのオフィススペースの1平方フィートあたり5ドル」と説明しています。標準的な方法はもっと複雑です。それは実際の費用を追跡し、ビジネスに使用される家の割合に基づいて最終的な数を計算します。

その他のホームオフィスの経費控除も、オフィススペースまたは走行距離に基づくパーセンテージとして計算されます。これらには、交通機関、インターネットサービス、電話の使用、およびその他のアイテムが含まれます。

経費を分類する方法

事業費はさらに、固定、変動、定期の3つのカテゴリに分類できます。固定費は同じままですが、1年などの特定の時期に少し変わる可能性があります。この明らかな例は、12か月後に増加する毎月の家賃の支払いです。

変動費は一貫性がなく、企業の最大の費用を占める可能性があります。これらは、給与コスト、光熱費、在庫購入、新製品の発売に見られます。定期的な費用は予想外であり、計画が難しい場合があります。大規模で間違った注文をやり直したり、コンピューターシステムを交換したり、新しいオフィスを開設したりする必要があることは、すべてこれの一部です。

減価償却はどのように機能しますか?

IRSにより、中小企業の所有者は、特定の年にのみビジネス用に購入した機器に支払われた最初の18,000ドルを償却することができます。企業が通常これだけの機器を毎年購入する場合は、すぐに完全な減税を利用したいと思うかもしれません。

それが変動的または定期的なコストである場合、事業主は減価償却を利用したいと思うかもしれません。これは、時間の経過に伴う資産の価値の低下です。減価償却は事業主にとって税控除の対象であり、IRSの公式に基づいています。これにより、申請者は購入コストを時間の経過とともに減価償却して分散させることができます。

いくつかの種類の事務費は、貸借対照表で固定資産に分類され、減価償却される可能性があります。企業は固定資産を使用して長期的な収入を得ており、これらの資産は企業に長期間留まります。例としては、社用車、家具、コンピューター、機械などがあります。

納税申告に役立つリソース

IRSのウェブサイトには、事業主の税務申告に役立つ多くの情報が掲載されています。事業費に関するIRSPublication 535には、家賃、従業員への支払い、償却、および枯渇を含むトピックに関するガイドラインがあります。

このフォームは、社会保障局が後援しているBusiness ServicesOnlineも参照しています。Business Services Onlineは、特定の納税申告書を処理する会計士、公認会計士、およびその他の登録エージェントにオンラインファイリングオプションを提供します。