手順書作成のガイドライン

手順書は、さまざまな雇用環境で役立つツールです。従業員がコピー機の操作方法や必要な安全衛生トレーニングを完了する方法を知る必要があるかどうかにかかわらず、手順マニュアルに手順の概要が記載されています。多くの雇用主は「ポリシーと手順」を組み合わせたマニュアルを設計していますが、その違いを認識することが重要です。ポリシーはルールを反映し、手順はプロセスとその完了方法を反映します。効果的な手順書を作成する際には、手順自体に焦点を当て、それを達成するために従業員にとってより役立つ情報を提供することが不可欠です。

品質

手順書は読みやすく、使いやすいものでなければなりません。読むだけで独自の手順書が必要な手順書は、従業員にはあまり役に立ちません。さらに、手順書は、スタイル、デザイン、情報など、すべての要素で一貫している必要があります。手順書は、他の人が特定のタスクを完了するのを支援するように設計されているため、読者を念頭に置いて作成する必要があります。説明するプロセスは、すべての読者が問題なく手順に従うことができるように、明確かつ論理的である必要があります。

特徴

手順書は、詳細な情報の種類に基づいて、特定の機能が異なります。ただし、ほとんどの場合、効果的な手順マニュアルは、読者が資料に従う方法を理解できるように、明確で一貫性のあるフォーマットを備えたものです。段落は混乱することなく開始および終了する必要があり、読者は、あるステップがどこで終わり、別のステップがどこから始まるのか疑問に思う必要はありません。手順を説明する際、ライターは強力なアクション動詞を使用して、リーダーが何をすべきかを正確に理解できるようにし、必要に応じて説明とオプションを提供する必要があります。アイコン、画像、グラフ/チャートは、理解しやすく、わかりやすいものにする必要があります。

文体

手順書の書き方は、明確で簡潔な言葉に頼るべきです。すべての手順情報は正確である必要があり、頭字語は括弧内の説明で明確にする必要があります。たとえば、「食品医薬品局(FDA)」などです。しばらくの間流通する手順書では、すぐに古くなる可能性のある特定の情報を使用しないでください。ほとんどの人にはなじみのない専門用語や専門用語は避けてください。

設計

手順マニュアルの設計は、概説されている手順のタイプに大きく依存しますが、いくつかの設計上の推奨事項がすべての手順マニュアルに適用されます。優れた手順書では、大量の空白が使用されます。つまり、マニュアルは印刷物でいっぱいになるのではなく、読者を怖がらせることを避けるために、たくさんのインデントと段落の区切りを提供します。効果的な手順書には、明確な見出しと小見出し、およびその他の適切なラベルと多くのポイントの概要も含まれています。

責任

手順書の作成責任者は、定期的にそれらを確認する責任もあります。資料が無関係になった場合は、削除または更新する必要があります。情報が従業員を助けるのに効果的でない場合は、マニュアルを改訂して改善する必要があります。手順書は、読者が実行できる作業と同じくらい有用であり、マニュアルがそれを実行できない場合、作成者はそれを変更する責任があります。