購買依頼と発注書の違い

資材や備品が必要なときに追加の書類に記入するよう従業員を説得するのは難しい場合がありますが、調達システムを導入すると、コストを管理し、財務会計を監査しようとするときに紙の証跡を作成できます。購買依頼書と発注書は、ビジネスで運用する必要のあるアイテムを取得するプロセスの重要なドキュメントであり、社内外の注文プロセスを標準化します。

ヒント

購買依頼書は、メールルームなどの社内部門が、購買部門に外部ベンダーに注文してほしいアイテムをリストしたアイテムを会社の購買部門に送信するフォームです。企業の購買部門は、購買依頼を承認すると、要求された商品の外部ベンダーに発注書を発行し、販売トランザクションを開始します。

購買依頼の提出

購買依頼書は、メールルームなどの社内部門が、購買部門に外部ベンダーに注文してほしいアイテムをリストしたアイテムを会社の購買部門に送信するフォームです。個々のフォームはビジネスによって異なりますが、購買依頼には通常、アイテムを要求する部門の名前、要求されるアイテムの正確な数、アイテムの一般的な説明、通常の外部サプライヤーの正式名称、予想価格などの特定の情報が必要です。購入の。購買依頼は、購買部門によって承認または拒否されます。

求人はいつ必要ですか?

少量の購入の場合、社内部門が会社のクレジットカードを使用して小売業者から直接商品を購入し、購入部門に依頼するプロセスを完全にスキップするのが標準的な手順であることがよくあります。通常、企業は、提案された購入が特定の金額を超える場合、購入要求を要求します。たとえば、タフツ大学では、2,000ドルを超えるほとんどの購入に対して購買依頼注文が必要です。他のビジネスでは、はるかに小さな購入に対して購買依頼注文が必要です。購入注文

注文書の発行

企業の購買部門は、購買依頼を承認すると、要求された商品の外部ベンダーに発注書を発行し、販売トランザクションを開始します。注文書には、購入オフィスの名前、購入するアイテム、発送先住所、支払い条件、請求書の説明、注文書番号などの特定の情報を含める必要があります。記録保持を支援するために、発注書は通常、関連する購買依頼と同じ番号を持っています。外部ベンダーが注文書を受け入れると、それは買い手と売り手の両方の拘束力のある契約になります。

内部取引の発注書

購買依頼は、ある部門から別の部門に送信され、会社が外部ベンダーからアイテムを購入することを要求する内部文書です。通常、発注書は、販売トランザクションの一部として外部に送信される外部ドキュメントです。ただし、内部で使用することもできます。ある事業部門が別の部門から機器や材料を購入したい場合があります。このような場合、多くの企業は、購買部門に部門間の発注書の提出を要求します。

部門間の発注書は、部門が別々の運営予算を持っている大企業の財務または経理部門に役立ちます。