フロントデスクの受付係の義務

あなたの会社の顔として働くフロントデスクの受付係を雇うことは、ポジションの義務を概説するよく練られた仕事の説明から始まります。受付係に求められる一般的な職務内容を職務内容に含めますが、新しいクライアントが最初に到着したときの入門事務処理の完了の処理など、ビジネスに固有の職務を追加することを躊躇しないでください。仕事の説明が前もって明確であり、職務を公正な賃金に結び付けている限り、それはあなたが仕事に最適な人を見つけるのを助けることができます。

ビジネス訪問者の挨拶

フロントデスクの受付係の基本的な任務の1つは、訪問者に挨拶することです。受付係はあなたの店やオフィスへの最初の、そして時には唯一の訪問者が会うかもしれません。これはエントリーレベルの役割ですが、成功する受付係は、優れたコミュニケーターであり、強力な管理者であり、あらゆる説得力や専門家レベルの個人と快適にやり取りできる必要があります。

ゲストが到着したら、フロントデスクの受付係が温かく迎えてくれます。時にはコートを着て、軽食を提供し、営業時間などのビジネスに関する基本的な質問に答えます。受付係はあなたの会社が提供する製品とサービスの簡単な説明を提供するのに十分な知識があることを強調する必要があります。

着信に応答する

対面での挨拶に加えて、フロントデスクの受付係がすべての着信に応答する責任があります。あなたの会社の規模に応じて、受付係はこのタスクを達成するためにあなたの電話システムに精通している必要があります。要求に応じて通話をスクリーニングし、受付係は通話を適切な受信者にルーティングし、必要に応じてメッセージを受信して​​中継します。

受信メールの配布

一部の企業では、フロントデスクの受付係が送受信メールの配信を監督しています。メールが到着すると、受付係はそれを分類し、迷惑メールを排除し、最も優先度の高い部分を識別します。メールは会社の方針に従って配布されます。

フロントデスクの受付係は、各メールを受信者に直接手渡しするか、小包を適切なオフィス間メールスロットに配置します。受付係はまた、到着時に優先パッケージまたは夜間パッケージに署名します。

送信メールの準備

フロントデスクの受付係は、毎日、郵便または翌日配達便で受け取るための送信メールを準備します。個人または企業が急いで書類を必要とする場合、受付係はメッセンジャーサービスに連絡し、必要なすべての指示を提供します。

管理および事務タスク

フロントデスクの受付係は、通信文の作成、財務スプレッドシートの作成、プレゼンテーションの作成など、さまざまな事務タスクを実行することもできます。上級チームメンバーのカレンダーの管理や出張の手配も、中小企業のフロントデスクの受付係の権限に該当する場合があります。フロントデスクの受付係は、事務用品の注文、書類の提出、コピーの作成、FAXの送受信を担当することもあります。場合によっては、前に座っている人が軽い簿記のタスクを実行することもあります。