Microsoft Excelは、売上高から顧客や求人の連絡先情報まで、データを管理および整理するために多くの企業で使用されています。アドビによって作成された形式であるPDFファイルは、さまざまなデバイスで簡単に印刷または読み取りできる方法でドキュメント、画像、およびその他の視覚情報を保存するためにも一般的に使用されます。PDFファイルをExcelファイルまたはMicrosoftWord文書などの他のMicrosoftOfficeファイル形式に埋め込むことができます。場合によっては、PDFからスプレッドシートに適した形式にデータを抽出したり、スプレッドシートにPDFへのハイパーリンクを配置したりすることをお勧めします。
PDFをExcelに埋め込む
Excelにファイルを埋め込む方法を学ぶことは難しくありません。PDFの場合、ファイルの完全なペアを読みたい人は、Microsoft OfficeとAdobeReaderなどのPDFリーダー、または各形式と互換性のある別のソフトウェアプログラムが必要になります。
ExcelにPDFを挿入させるには、最初にスプレッドシートをExcelで開きます。その後、クリックし、「挿入」リボンメニューのタブをし、クリックし、「オブジェクト」内のアイコンを「テキストコマンドアイコンの」グループ。
では「オブジェクト」ダイアログボックスで、選択し、「新規作成」タブをして選択し、「Adobe Acrobatのドキュメント」リストから。ファイル形式の説明に「AdobeAcrobat」の後にバージョン番号が記載されている場合があります。「アイコンとして表示」チェックボックスが選択されていることを確認します。次に、「OK」をクリックします。
オペレーティングシステムのファイルメニューを使用して、埋め込みたいPDFファイルを選択し、ExcelにPDFをインポートするように指示します。ドキュメント内にアイコンとして表示され、表示したい場所にドラッグできます。
代わりにPDFへのリンク
場合によっては、PDFをExcelスプレッドシートファイルに直接埋め込みたくないことがあります。これは一部のユーザーを混乱させる可能性があり、Excelファイルが大きくなります。また、スプレッドシートとは別にPDFを編集する機能も制限されます。
別の方法は、PDFファイルをオンラインにして、スプレッドシート内からそれにリンクすることです。ファイルは、会社のWebサイト、またはDropbox、Microsoft OneDrive、Googleドライブなどのファイル共有サービスに配置できます。次に、PDFファイルのURLを取得し、それがWebブラウザーで機能することをテストします。それがない場合は、入れURLをExcelのセルに。
リンクが何であるかを説明するために、セルまたは隣接するセルにテキストを配置することをお勧めします。さらに、パスワードで保護されたPDFを作成するか、Webまたはファイルホスティングプラットフォームでアクセス制御を使用して、ファイルにアクセスできるユーザーを制限することもできます。
Excelにメールアドレスを挿入する
スプレッドシートを読んでいる人に連絡してもらうようにしたい場合は、スプレッドシートにメールアドレスを入力することもできます。通常のセルにアドレスを入力するだけです。
メールを送信するためのリンクを作成する場合は、数式でHYPERLINK関数を使用します。セルに「= HYPERLINK（mailto：[email protected]？subject = Desiredsubject」を入力し、you @ example.comをアドレスに、目的の件名を件名に置き換えます。
ファイルをバンドルする
Webルートに行きたくない場合は、PDFとExcelファイルを一緒に配布することもできます。
電子メールで送信する場合、またはSlackやMicrosoft Teamsなどのメッセージングプラットフォームで送信する場合は、を同じメッセージに添付して、それらがどのように連携するかを理解してください。または、それらをZipファイルまたは別のアーカイブファイルに入れて、単一のユニットとして共有できるようにします。
また、会社共有ドライブまたは任意のファイル共有ツールの同じフォルダーにそれらを配置することもできます。
PDFデータをExcelに抽出する
PDFファイルの内容によっては、Excelスプレッドシートに直接入れたい場合があります。
PDFに表形式またはテキストのデータが含まれている場合は、それをコピーしてスプレッドシートのセルに直接貼り付けることができます。コピーアンドペースト操作でフォーマットが保持されない場合は、専用のツールを使用して、より正確にフォーマットを抽出できます。
CometDocsなどのオンラインツールや、無料のオープンソースプログラム_PDFToTextなどのオフラインツールを使用すると、PDFファイルからフォーマットされたテキストを抽出し、Excel、Word、プレーンテキストなどの他のフォーマットに変換できます。希望する結果が得られるプログラムが見つかるまで、複数のプログラムを試してみることをお勧めします。
PDFにグラフが含まれている場合など、場合によっては、PDFのスクリーンショットを撮り、それを画像としてExcelスプレッドシートファイルに埋め込むと便利な場合があります。
